Skip to content

Hur jag använder 2Do för iOS

Jag använder 2Do varje dag och det är min app för att hantera alla mina uppgifter. Nyligen skrev jag en recension om appen och nu är det dags att visa hur jag använder den.


Historik

Mitt system är baserat på GTD men jag följer det inte slaviskt. Samtidigt som mina kunskaper om hur jag vill ordna mitt att-göra-system ökat har jag provat ett flertal appar. När jag började resan så hade jag en tidigare version av 2Do men kände att jag ville testa något nytt efter ett tag. Jag hoppade då ett tag mellan olika appar som Wunderlist, Any.do och Firetask innan jag fastnade för Omnifocus. Jag körde OmniFocus nästan två år innan jag kände att jag inte var helt nöjd. Det började med att jag gick över till att använda iPad som min primära dator och kände då att OmniFocus var lite begränsat på iOS och väldigt beroende av en dator. Jag hade också efter många års testande hittat en bra stomme i hur jag hanterar uppgifter och kände att OmniFocus var lite over the top. När jag såg att Guided Ways jobbade på en ny version av 2Do för iOS lyckades jag komma in som beta-testare och kände direkt att appen löste många av de problem jag haft med OmniFocus.

Organisering

Jag kommer börja med att beskriva hur jag organiserar mina listor och efter det gå in på hur jag hanterar och utför uppgifterna. Avlutar med att gå igenom hur jag utför min veckogenomgång.

Inkorg

En bra nyhet för mig var att det nu finns en GTD-inkorg, något man fick ordna själv i tidigare versioner. Alla uppgifter som jag lägger in hamnar först i inkorgen och placeras sen ut i respektive projekt, får etiketter, åtgärd och energinivå. Är det något som ska göras på en speciell dag så anger jag ett startdatum med en starttid. Jag har fyra startider jag använder och det är 6:00, 9:00, 17:00 och 20:00. Förfallodag ges bara till saker som måste vara klara en speciell dag eller tid 1. Jag har en repeterande uppgift att gå igenom inkorgen varje kväll.

Prioritering

Jag sätter ingen prioritering på mina uppgifter förutom att Stjärnmärka mina tre viktigaste uppgifter varje dag. Så istället har jag bestämt mig för att använda den inbyggda funktionen för prioritering som energinivåer. Saker som är jobbiga och tar mycket energi får 3 och lätta uppgifter som kräver lite energi får 1, resterande får 2 som motsvarar medium energi.

Fokus

Det finns några förinstallerade listor som kallas för fokus-listor där du kan få överblick på dina uppgifter på olika sätt. De listorna heter Alla, Idag, Stjärnmärkta, Planerad och Färdig. Av de förinställda listorna använder jag mig mycket av Stjärnmärkta och Idag.

Listor

Listor

Jag har valt att dela in mina listor i ansvarsområden och varje område har fått en egen färg. När jag har olika färger kan jag skapa flera listor under samma ansvarsområde men ändå se att de hör ihop. Det ger mig också en överblick när jag ser igenom min Idag-vy. De ansvarsområden jag använder är familj, hälsa, teknik,och skapa/lära. När det gäller skapa/lära har jag gjort en egen lista för böcker jag vill läsa och skapat projekt för olika kategorier av böcker 2. Jag har valt att dela in det i fiktion, fakta, biografier och produktivitetsböcker. Det ligger också en lista för mina någon gång/kanske projekt och en lista med återkommande uppgifter. I återkommande uppgifter ligger projekt baserat på hur ofta uppgiften repeteras. Jag har dagligen, veckovis, månadsvis, årligen samt min kvälls- och morgonrutin. Jag har valt att det inte ska ligga uppgifter i en lista utan alla ska tillhöra något projekt. Det underlättar för mig och gör att jag får bättre koll och inte tappar bort saker som ska göras. Jag har därför skapat ett projekt i de flesta listor som heter Enstaka åtgärder och där hamnar de uppgifter som tillhör ansvarsområdet men inte något projekt.

Genomgång

I denna grupp har jag lagt olika smarta listor för att hålla koll på uppgifter så projekt inte stannar av. Jag har listor för Pågående, Väntar på, Nästa åtgärd och Veckogenomgång. Kommer att beskriva mer i detalj hur jag använder dessa listor men ni som är bekanta med GTD kanske anar hur de används.

Smarta listor

Smarta listor innhåller som namnet antyder några smarta listor och där ligger en lista för varje energinivå jag beskrev tidigare och en med alla uppgifter i. Anledningen till att jag gjort en egen lista för uppgifter är att den förinstallerade visar bara det som ligger i första nivån inom listorna, i mitt fall blir det bara projekten. Därför har jag skapat en lista med alla under-uppgifter och får då en lång lista på alla uppgifter. Dessa ligger i en egen grupp eftersom jag inte använder de så ofta men är skönt att ha organiserade. Oftast är den “ihopfälld” så jag ser gruppen men inte listorna inuti.

etiketter och åtgärder

Etiketter

När jag gick igenom mina etiketter för denna artikel märkte jag att jag hade alldeles för många. Det beror mycket på att jag inte använder etiketter så mycket just nu utan det är några få som används för att skapa smarta listor. Jag har skapat fyra grupper förutom den som ligger med från början. Det ger mig totalt fem grupper som är Etiketter 3, Genomgång, Personer, Teknik och Appar. I genomgång har jag samlat de etiketter som har med min genomgång av uppgifter att göra och är grunden till mina smarta listor. I gruppen teknik har jag samlat olika tekniska prylar som iPhone, iPad och Mac eftersom vissa uppgifter kräver någon av dessa. Och i gruppen appar ligger olika appar som behövs men som inte är beroende av om jag gör det på iPhone eller iPad. Personer är självförklarande och samlar namn på personer som behöver vara närvarande när uppgiften utförs. Det som inte passar in i någon av de andra kategorierna hamnar i Etiketter. En fördel med etiketter tillskillnad från åtgärder (context) i OmniFocus är att du kan ha flera etiketter på en uppgift.

Åtgärder

En anledning till att jag inte använder etiketter så mycket är att det finns åtgärder som täcker grundbehovet av det som även kallas åtgärder inom GTD. Det finns ringa, maila, besöka url, besöka plats, söka på internet och meddelande. Jag använder framför allt maila, ringa och besöka url. Det går även att lägga in ett URL-Schema här som gör att en annan app öppnas och utför något. När du väljer någon av kontaktåtgärderna så kan du koppla det till en person i din adressbok, skriva in manuellt eller bara ha en indikator. Fördelen med åtgärder är att de kan utföras direkt ifrån uppgiften genom att knacka på den.

Utförande

Jag har som rutin att varje morgon öppna 2Do och Idag-listan. Då blir jag presenterad med min morgonrutin som bl.a består av att markera dagens 3 viktigaste uppgifter. Oftast hittar jag de genom att tillfälligt visa mina planerade uppgifter för dagen genom att knacka på klockan i övredelen av listan. Är det en lugn dag kollar jag igenom mina nästa åtgärder och lägger till saker därifrån. För att inte glömma av mina viktigaste uppgifter skriver jag även in dem i UpWord så de visas i notiscenter. För att jag inte ska missa vad som ska göras under dagen så har jag ett alarm i Due som går av kl.9. När jag stänger av alarmet i Due så skickas jag till Idag-vyn och ser de uppgifter som startar kl.9. Jag har en annan påminnelse kl.17 för att se vad som ska göras på kvällen och senare på kvällen klockan 20:00 dyker min kvällsrutin upp. För mig fungerar det väldigt bra med startdatum och tid, det gör att jag bara ser det som ska göras nu och det blir mer motiverande när jag inte ser en jättelång lista.

Veckogenomgång

Jag har valt att göra min veckogenomgång på söndagkväll. Då sitter jag ner och går igenom min smarta lista som heter just Veckogenomgång. Det är en smart lista som visar alla projekt sorterade efter lista. Jag går igenom och ser till att det finns en nästa åtgärd i alla projekt, kryssar av det som är gjort och lägger till om jag kommer på något nytt. Sen kollar jag igenom listorna Pågående och Väntar på. Min smarta lista Nästa åtgärd är baserad på alla uppgifter med etiketten nästa åtgärd även listorna Pågående och Väntar på fungerar på samma sätt. Detta funderar för mig just nu eftersom jag inte har så många projekt igång. Blir det fler projekt som löper under en längre period så har jag skapat etiketter för varje vecka, varannan vecka, varje månad och varannan månad för att minska antalet projekt som behandlas vid veckogenomgången.

Namn Typ Pris
2Do Universell 109 kr


  1. Ett trick jag lärde mig av David Sparks och hans föreläsning på OmniFocus Setup. 
  2. Jag läste om detta på Asian Efficiancy och tyckte det var ett bra sätt att få en översikt på min läslista. 
  3. Detta är den som kommer med från början och jag har helt enkelt inte bytt namn på den. 

Be First to Comment

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *